Ikrafttrædelsesdato: 29. maj 2026 — Version 1.10 (opdateret 1. oktober 2026)
Disse vilkår for brug udgør en bindende aftale mellem:
Ved at oprette en konto, klikke på "Opret konto" eller anvende nogen del af platformen accepterer De at være bundet af disse vilkår og af vores privatlivspolitik. Er De ikke indforstået hermed, bedes De undlade at anvende platformen.
I disse vilkår har følgende begreber, der skrives med stort begyndelsesbogstav, den betydning, der er angivet nedenfor:
PennaSystems stiller softwareværktøjer til rådighed for freelancere og mindre virksomheder, herunder fakturering, booking, kundekommunikation, fillevering, kundeonboarding, indtægtsregistrering, lagerstyring, portefølje og tidsregistrering. Platformen drives fra Danmark under CVR 46522036.
Tjenesten leveres som software as a service via det offentlige internet. Vi forbeholder os retten til at ændre, suspendere eller ophøre med enhver enkelt funktion med 30 dages varsel; væsentlige ændringer, der påvirker Dem negativt, vil blive ledsaget af muligheden for at opsige aftalen og modtage en forholdsmæssig refundering af en eventuel forudbetalt, uudnyttet del af en årsplan.
Tjenesten omfatter IKKE:
PennaSystems er udviklet og markedsført primært til virksomheder og selvstændige erhvervsdrivende. Registrerer De Dem som erhvervsdrivende, erklærer og indestår De for, at De er en erhvervsdrivende enhed (enkeltmandsvirksomhed, interessentskab, selskab eller tilsvarende), som køber og anvender Tjenesten til erhvervsmæssige og kommercielle formål. Det er valgfrit at angive et CVR-nummer (nummer i Det Centrale Virksomhedsregister) eller et tilsvarende EU-momsregistreringsnummer — De kan oprette og anvende en konto uden, og De kan til enhver tid tilføje eller ændre nummeret under Indstillinger → Virksomhedsprofil. Angiver De et nummer, erklærer og indestår De for, at det er korrekt og vedrører Deres virksomhed, og De accepterer løbende at holde oplysningen ajourført. Vi validerer alene nummeret, når det er angivet — danske CVR-numre mod det offentlige CVR-register (cvrapi.dk) og EU-momsnumre mod Europa-Kommissionens VIES-tjeneste. Anvender De funktioner, der forudsætter en verificeret erhvervsidentitet — momshåndtering mellem virksomheder, herunder fakturering med omvendt betalingspligt inden for EU, og dansk e-fakturering (endnu ikke tilgængelig) — kræves et gyldigt nummer til disse funktioner.
En fysisk person, der opretter sig uden at angive en gyldig erhvervsidentifikation, og som handler uden for sit erhverv, sin forretning, sit håndværk eller sin profession, er forbruger. I overensstemmelse med forbrugeraftalelovens §2, stk. 2, betyder fraværet af en erhvervsidentifikation, at De behandles som forbruger, og de ufravigelige forbrugerbeskyttelsesrettigheder, der er beskrevet i afsnit 3.1, finder anvendelse på Deres køb af et betalt abonnement. Disse rettigheder kan ikke fraviges og har forrang for ethvert modstridende vilkår i disse vilkår.
Dette afsnit gælder kun for kunder, der er forbrugere (fysiske personer, der handler uden for deres erhverv, forretning, håndværk eller profession). Det gælder ikke for erhvervskunder eller juridiske personer, som ikke har en lovbestemt fortrydelsesret.
Yderligere kontoregler:
Ved brug af PennaSystems accepterer De at undlade at:
Vi kan suspendere eller bringe Deres konto til ophør ved overtrædelser af dette afsnit, med eller uden varsel afhængigt af overtrædelsens alvor.
Gratisplan: Gratisplanen giver Dem mulighed for gratis at oprette og downloade et ubegrænset antal fakturaer. For at holde Deres kontrolpanel overskueligt kan konti på Gratisplanen til enhver tid have op til 5 fakturaer gemt i kontrolpanelet; De kan slette eller arkivere ældre fakturaer for at frigøre plads til nye. Konti på Gratisplanen kan desuden have én kunderegistrering gemt ad gangen; betalte abonnementer har ingen begrænsning på antallet af kunder. Der opkræves intet gebyr for at oprette, downloade eller sende fakturaer på Gratisplanen. Der kræves intet kreditkort.
Betalte abonnementer: Betalte abonnementer faktureres månedligt eller årligt via Stripe. Priser fremgår af appen og på pennasystems.com.
Faktureringsvaluta: I Tjenestens indledende danske lanceringsperiode faktureres betalte abonnementer i danske kroner (DKK). Yderligere faktureringsvalutaer (EUR, USD, GBP m.fl.) aktiveres, efterhånden som vi udruller Tjenesten på flere markeder; når de er aktiveret, fastsættes faktureringsvalutaen for Deres konto ud fra Deres kontoland og valutavælgeren i Deres kontoindstillinger.
Moms: Priser, der vises til forbrugere, er inklusive moms (inkl. moms), som krævet efter markedsføringsloven §6; den samlede pris inkl. moms vises, inden bestillingen afsluttes. Over for erhvervskunder kan priser vises eksklusive moms (ekskl. moms); moms tillægges i så fald ved betalingen, hvor det er relevant, og der anvendes omvendt betalingspligt for EU-momsregistrerede virksomheder uden for Danmark i overensstemmelse med EU’s momssystemdirektiv 2006/112/EF.
Automatisk fornyelse: Betalte abonnementer fornyes automatisk ved udløbet af hver faktureringsperiode (månedlig eller årlig) til den til enhver tid gældende pris for Deres abonnement, medmindre De opsiger inden udløbet af den igangværende periode. De modtager en påmindelse pr. e-mail mindst 14 dage før en årlig fornyelse.
Opsigelse: De kan til enhver tid opsige Deres betalte abonnement via Deres kontoindstillinger. Opsigelsen træder i kraft ved udløbet af den igangværende faktureringsperiode; De bevarer adgang til funktionerne i det betalte abonnement indtil denne dato. Der ydes ikke refundering for delvise faktureringsperioder.
Skift mellem månedlig og årlig betaling: De kan til enhver tid skifte Deres betalte abonnement mellem månedlig og årlig betaling. Ændringen sker forholdsmæssigt ud fra den resterende tid i Deres igangværende faktureringsperiode: den uudnyttede værdi af Deres nuværende abonnement modregnes i det nye. Da månedlig og årlig fakturering er forskellige faktureringsperioder, flyttes Deres faktureringsdato til datoen for skiftet, og differencen afregnes på den faktura, der udstedes på dette tidspunkt. Et eventuelt nettotilgodehavende krediteres Deres konto til modregning i fremtidige opkrævninger frem for at blive refunderet.
Refundering ved væsentlige ændringer til ugunst: Foretager vi en væsentlig ændring af Tjenesten, der påvirker Dem negativt, og opsiger De, inden ændringen træder i kraft, yder vi en forholdsmæssig refundering af en eventuel forudbetalt, uudnyttet del af en årsplan.
Prisændringer: Vi giver mindst 30 dages varsel, inden abonnementspriserne ændres. Fortsat brug efter ikrafttrædelsesdatoen udgør accept.
Betalingsbehandling: Betalinger for Deres abonnement behandles af Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland). Stripe optræder som selvstændig dataansvarlig med henblik på betaling, svigbekæmpelse og hvidvaskforebyggelse (AML); Stripes egen privatlivspolitik gælder for denne behandling. PennaSystems hverken ser eller opbevarer fulde kortnumre eller følsomme autentifikationsdata; tokenisering håndteres udelukkende af Stripe Checkout.
Fakturaer, som De opretter og sender til Deres egne Kunder via PennaSystems, er betalbare direkte til Dem. PennaSystems opbevarer eller forvalter ikke midler på Deres vegne (jf. afsnit 2); Deres Kunder betaler Dem direkte ved brug af de betalingsoplysninger, De angiver på fakturaen (f.eks. bankoverførsel eller MobilePay). Stripe-behandlingen beskrevet ovenfor gælder alene Deres PennaSystems-abonnement — ikke betalinger fra Deres Kunder.
Vores immaterielle rettigheder. Al software, kildekode, alt design, alle layouts, brugerfladeelementer, illustrationer, varemærkenavne ("PennaSystems", "PennaPay", "PennaOrders", "PennaSchedule", "PennaConnect", "PennaShare", "PennaWelcome", "PennaProfit", "PennaVentory", "PennaFolio", "PennaClock"), logoer, varemærker og øvrigt beskyttet indhold i Tjenesten er og forbliver PennaSystems’ (CVR 46522036) eksklusive ejendom eller vores licensgiveres ejendom, hvor tredjepartsmateriale indgår på licens. Intet i disse vilkår overdrager immaterielle rettigheder til Tjenesten til Dem. Under forudsætning af, at De overholder disse vilkår, giver vi Dem en begrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og genkaldelig licens til at tilgå og anvende Tjenesten til Deres interne erhvervsmæssige formål i abonnementsperioden.
Varemærkemeddelelse. PennaSystems’ ordmærker og de fjerafledte figurmærker ("Mærkerne") er varemærker tilhørende PennaSystems (CVR 46522036). De må ikke anvende Mærkerne uden vores forudgående skriftlige samtykke, bortset fra uændret faktuel omtale (f.eks. "Jeg bruger PennaSystems til at sende fakturaer").
Deres indhold. De bevarer det fulde ejerskab over alle data og alt indhold, De uploader eller opretter via Tjenesten — fakturaer, De genererer, kunderegistreringer, filer, beskeder, briefindhold, udgiftsregistreringer, porteføljeelementer og tidsregistreringer. De giver PennaSystems en begrænset, ikke-eksklusiv, royaltyfri, verdensomspændende licens til at opbevare, behandle, transmittere, vise og sikkerhedskopiere dette Indhold, alene i det omfang det er nødvendigt for at levere Tjenesten. Denne licens ophører, når De sletter Indholdet eller Deres konto, bortset fra hvad der kræves efter vores retlige forpligtelser (undersøgelse af svig, lovpligtig opbevaring af registreringer).
Feedback. Sender De os forslag, ønsker om funktioner eller anden feedback om Tjenesten, giver De os en tidsubegrænset, uigenkaldelig og royaltyfri licens til at anvende denne feedback til at forbedre Tjenesten. Vi vil ikke uden Deres samtykke angive Dem som kilde til feedback i nogen offentliggørelse.
Tredjepartsmateriale. I det omfang Tjenesten indeholder open source-komponenter, er disse komponenter fortsat omfattet af deres oprindelige open source-licenser. En liste over de væsentligste open source-komponenter og deres licenser kan rekvireres.
Dataejerskab. De bevarer det fulde ejerskab over alle person- og virksomhedsoplysninger, De uploader eller behandler via Tjenesten. PennaSystems gør ikke krav på ejerskab til Deres Indhold. Vi behandler personoplysninger på Deres vegne i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og den databehandleraftale, der er fastsat nedenfor.
Roller. Når De anvender Tjenesten til at sende fakturaer, beskeder, filer eller bookinger til Deres egne Kunder, er De dataansvarlig for Deres Kunders personoplysninger, og PennaSystems er Deres databehandler i GDPR art. 4, nr. 7 og 8’s forstand. Når vi behandler personoplysninger om Dem direkte (Deres konto, loginaktivitet, brug af platformen, tilmeldinger til markedsføringslister), er vi dataansvarlig for denne behandling — som beskrevet i vores privatlivspolitik.
Dette afsnit udgør databehandleraftalen mellem Dem (den dataansvarlige) og PennaSystems (databehandleren) for de personoplysninger, der er beskrevet i vores privatlivspolitik afsnit 3 ("Personoplysninger, vi indsamler, og hvorfor"). Afsnittet inkorporerer ved henvisning de standardkontraktsbestemmelser for databehandlerens forpligtelser, som Datatilsynet har offentliggjort i henhold til GDPR art. 28, stk. 3 og 4; en kopi af den fulde skabelon kan rekvireres hos privacy@pennasystems.com.
Genstand og varighed. Genstand: levering af de servicemoduler, der er anført i afsnit 1. Varighed: disse vilkårs løbetid (afsnit 9) med tillæg af enhver periode efter ophør, der er nødvendig for at slette eller tilbagelevere personoplysninger (afsnit 9 + privatlivspolitikken afsnit 7).
Behandlingens karakter og formål. Hosting, transmission, visning, søgning, eksport, levering og analyse, som er nødvendig for at drive servicemodulerne. De specifikke formål er anført pr. datakategori i privatlivspolitikken afsnit 3.
Typer af personoplysninger og kategorier af registrerede. Jf. privatlivspolitikken afsnit 3. Kategorierne af registrerede omfatter Deres Kunder og de endelige modtagere af fakturaer, bookinger, beskeder og filer, som De sender via Tjenesten.
Vores forpligtelser som databehandler. Vi vil:
Internationale overførsler. Overførsler af personoplysninger uden for EØS sker alene gennem underdatabehandlere anført på /da/legal/subprocessors, og hver overførsel er reguleret af EU-US Data Privacy Framework, EU’s standardkontraktsbestemmelser eller ved hjemsted i EU, som dokumenteret på den pågældende side og i privatlivspolitikken afsnit 6.
Modstrid. I tilfælde af modstrid mellem dette afsnit 7.1 og den ovenfor nævnte skabelon fra Datatilsynet har dette afsnit 7.1 forrang, medmindre skabelonen fra Datatilsynet giver den registrerede en strengere beskyttelse, i hvilket tilfælde skabelonen fra Datatilsynet har forrang i det omfang, beskyttelsen er strengere.
Garantier og ansvarsfraskrivelser. PennaSystems vil anvende kommercielt rimelige bestræbelser på at sikre, at Tjenesten er tilgængelig og i det væsentlige fungerer i overensstemmelse med dokumentationen. Vi garanterer ikke, at Tjenesten vil være uafbrudt, fejlfri eller egnet til et bestemt formål ud over, hvad der er beskrevet i dokumentationen. Lovbestemte garantier efter ufravigelig EU-ret, der ikke kan fraviges ved aftale, finder fortsat anvendelse, hvor det er relevant.
Ansvarsbegrænsning. I det videst mulige omfang, gældende ret tillader, kan PennaSystems’ samlede erstatningsansvar som følge af eller i forbindelse med denne Aftale — uanset om ansvaret støttes på kontrakt, erstatning uden for kontrakt, lovgivning eller andet grundlag — ikke overstige de samlede gebyrer, De har betalt til PennaSystems i de tolv (12) måneder forud for den begivenhed, der giver anledning til kravet. PennaSystems er ikke ansvarlig for indirekte tab, hændelige tab, følgeskader eller pønalt begrundet erstatning eller for driftstab, avancetab, tab af omsætning, tab af goodwill, tab af data eller forventede besparelser.
Begrænsningen i foregående afsnit finder ikke anvendelse på:
Skadesløsholdelse. De accepterer at forsvare og holde PennaSystems skadesløs over for tredjepartskrav, der opstår direkte som følge af (a) Deres ulovlige upload af Indhold til Tjenesten, (b) Deres verificerbare krænkelse af tredjeparters immaterielle rettigheder ved Deres brug af Tjenesten, eller (c) Deres overtrædelse af afsnit 4 (Acceptabel anvendelse). PennaSystems skal omgående underrette Dem om ethvert sådant krav og give Dem mulighed for at varetage forsvaret i samarbejde med PennaSystems. Denne forpligtelse omfatter ikke krav, der udspringer af PennaSystems’ egen misligholdelse af denne Aftale eller af PennaSystems’ gældende retlige forpligtelser.
Aftalen træder i kraft, når De opretter en konto, og fortsætter, indtil den bringes til ophør. De kan til enhver tid opsige Deres konto ved at følge opsigelsesproceduren i Tjenesten. PennaSystems kan suspendere eller bringe Deres konto til ophør ved væsentlig misligholdelse af disse vilkår, herunder overtrædelser af afsnit 4 (Acceptabel anvendelse), med et varsel svarende til misligholdelsens alvor.
Hvad der sker med Deres data ved ophør. Ved ophør af Deres konto:
Fortsat gyldighed efter ophør. Afsnit 4 (Acceptabel anvendelse), 6 (Immaterielle rettigheder — i det omfang der er opstået forpligtelser), 7.1 (Databehandleraftale — i det omfang der er tale om forpligtelser efter ophør og løbende opbevaring), 8 (Garantier og ansvarsbegrænsning), 9 (Virkninger af ophør), 10 (Lovvalg) og 12 (Salvatorisk klausul) forbliver i kraft efter ophør.
Aftalen er underlagt dansk ret, med undtagelse af dansk rets lovvalgsregler og FN-konventionen om aftaler om internationale køb (CISG). Enhver tvist, der udspringer af eller opstår i forbindelse med denne Aftale, er underlagt de danske domstoles eksklusive jurisdiktion med Københavns Byret som første instans. Dette berører ikke ufravigelige værnetingsregler, der måtte finde anvendelse efter EU-retten, i det omfang De har bopæl i en anden EU-medlemsstat.
Tvistløsning. Er De forbruger, og kan vi ikke løse en tvist direkte, kan De indbringe sagen for det danske forbrugerklagesystem: en forbrugerklage starter altid hos Mæglingsteamet for Forbrugerklager, og opnås der ikke enighed ved mæglingen, kan sagen gå videre til Forbrugerklagenævnet. Begge administreres af Nævnenes Hus, Toldboden 2, 8800 Viborg — se naevneneshus.dk. Generel forbrugervejledning offentliggøres af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på forbrug.dk. Vores e-mailadresse til brug for tvistkorrespondance er support@pennasystems.com.
Vi kan fra tid til anden ændre disse vilkår. Væsentlige ændringer meddeles Dem pr. e-mail eller ved notifikation i appen mindst 30 dage, inden de træder i kraft. Fortsat brug af Tjenesten efter ikrafttrædelsesdatoen udgør accept af de ændrede vilkår. Accepterer De ikke en væsentlig ændring, kan De opsige Deres konto inden ikrafttrædelsesdatoen og anmode om en forholdsmæssig refundering af en eventuel forudbetalt, uudnyttet del af en årsplan. Den gældende version er altid tilgængelig på pennasystems.com/da/terms.html.
Hvis en bestemmelse i disse vilkår fastslås at være uigennemtvingelig, forbliver de øvrige bestemmelser i fuld kraft og virkning, og den uigennemtvingelige bestemmelse tilpasses i det mindst mulige omfang, der er nødvendigt for at gøre den gennemtvingelig, samtidig med at parternes oprindelige hensigt bevares. Disse vilkår udgør sammen med privatlivspolitikken, cookiepolitikken, listen over underdatabehandlere og Impressum den samlede aftale mellem Dem og PennaSystems vedrørende Tjenesten og træder i stedet for enhver tidligere aftale, kommunikation eller forståelse om samme genstand.
Spørgsmål vedrørende disse vilkår kan rettes til:
PennaSystems (CVR 46522036)
support@pennasystems.com (generel support) · privacy@pennasystems.com (henvendelser om privatliv og GDPR)